PRIVACY POLICY

La presente informativa è resa ai sensi dell’art.13 del RGPD 679/2016 “Regolamento Generale sulla protezione dei dati”, recante disposizioni in materia di trattamento dei dati personali.

La presente Informativa sulla privacy descrive le procedure in materia di privacy adottate dal Gruppo Baglioni per la raccolta dei dati:

• quando l’utente naviga sui siti web da noi gestiti, attraverso i quali è possibile accedere alla presente Informativa sulla privacy, incluso baglionihotels.com e altri siti web di proprietà o controllati dal Gruppo Baglioni (collettivamente denominati i Siti web);
• attraverso le applicazioni software da noi fornite da utilizzare su PC e dispositivi mobili (le App);
• attraverso le pagine social da noi controllate, attraverso le quali è possibile accedere alla presente Informativa sulla privacy (collettivamente denominate le nostre Pagine social);
• attraverso i messaggi e-mail da noi inviati contenenti il link alla presente Informativa sulla privacy o mediante comunicazioni online o di persona;
• da entità terze quali Società Controllate, Proprietari, nonché da Altre Fonti quali database pubblici, partner di marketing e altre terze parti;
• quando l’utente visita o soggiorna in una delle nostre proprietà, hotel, azienda alberghiera.

collettivamente, si fa riferimento ai Siti web, alle App e alle nostre Pagine social con la denominazione “Servizi online”.

Per le finalità di trattamento indicate al punto 3 (escluso il punto 3V) Titolare del trattamento è Baglioni Hotels S.p.A. con sede in Milano, Via Pontaccio, 10

Limitatamente alle finalità di trattamento indicate al punto 3.V (Programma My Baglioni), Titolare del trattamento è Baglioni UK Ltd. con sede in 60 Hyde Park Gate – London SW7 5BB, Company n. 4659208;

Il Responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) è raggiungibile al seguente indirizzo dpo@baglionihotels.com.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.
Tali dati, sono necessari per la fruizione del servizio web. Questi dati sono anche utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento.

a. Dati personali che possiamo raccogliere

In occasione del contatto o dell’interazione con l’utente possiamo raccogliere dati personali che possono includere: dati anagrafici e di contatto; nazionalità, sesso, numero di passaporto o di carta d’identità con data e luogo di rilascio; informazioni relative alla prenotazione e al soggiorno presso una nostra struttura; informazioni relative all’acquisto di un servizio; dati di pagamento, come il numero di carta di credito ed altre informazioni sulla stessa; preferenze riguardo al marketing, alle scelte di consumo ed abitudini; informazioni su pacchetti prenotati, comprensivi di hotel, volo e autonoleggio; dati relativi alla partecipazione a un programma (ad es. My Baglioni) a un concorso, promozione o sondaggio relativo al programma.

In particolare:

b. Dati raccolti presso le nostre proprietà e/o attraverso la pre-registrazione/check in online:

Durante la registrazione/il check-in presso le nostre proprietà, oltre alle informazioni sopra riportate, possiamo anche utilizzare telecamere a circuito chiuso, visualizzando o registrando le immagini degli ospiti e dei visitatori nelle aree comuni al fine di garantire la sicurezza degli ospiti, del nostro personale e delle proprietà. Possiamo altresì raccogliere informazioni personali collegate ai servizi disponibili presso le proprietà, come ad esempio attraverso il servizio di concierge, centri benessere, spa, attività, servizio baby-sitter, noleggio attrezzature, noleggio auto, l’utilizzo della “moneta elettronica” (monetico); con il consenso dell’ospite, anche in relazione ai minori di 18 anni che soggiornano nelle nostre proprietà (previo consenso del genitore e/o del tutore legale) possiamo trattare anche dati particolari, relativi ad esempio a specifiche allergie, intolleranze alimentari al fine di fornire un servizio migliore e soddisfare le particolari necessità dell’ospite.

c. Partecipazione a Programma Fedeltà “My Baglioni”:

Iscrivendoti al Programma Fedeltà My Baglioni Hotels (“Programma”) tramite il Sito Web, l’App dedicata, o in uno dei nostri hotel, potrai fornirci informazioni che ti riguardano quando ti iscrivi al Programma, quando partecipi ad un concorso, promozione o sondaggio legato al Programma, quando utilizzi la Carta My Baglioni. Le informazioni che trattiamo possono includere il tuo nome e cognome, paese di residenza, indirizzo, email e numero di telefono, la tua opinione personale sui nostri servizi o le tue richieste. Come partecipante al Programma, ogni volta che visiti un nostro hotel, possiamo raccogliere le seguenti informazioni: informazioni generali sul tuo soggiorno, gli hotel presso cui hai soggiornato, la data di arrivo e di partenza, i prodotti e i servizi acquistati, richieste particolari effettuate, note relative alle tue preferenze (incluse stanze, preferenze di vacanza, tipologia di servizi richiesti, attrezzature e altri servizi utilizzati). Raccogliamo e trattiamo inoltre il nome e l’indirizzo email delle persone suggerite dai partecipanti al Programma tramite l’utilizzo dell’opzione “Suggerisci a un amico”. Se la tua email ci è stata fornita da un partecipante del nostro Programma attraverso l’utilizzo dell’opzione “Suggerisci a un amico”, conserveremo l’indirizzo email fornito, il tuo nome e il numero di email a te inviate. Ti invitiamo a leggere il Regolamento del Programma Fedeltà My Baglioni disponibili all’indirizzo https://my.baglionihotels.com/it/termini-e-condizioni-programma-my-baglioni-hotels/

d. Dati raccolti in occasione di eventi, cocktail, riunioni:

In caso di organizzazione di un evento, verranno registrate informazioni come la data, il numero degli ospiti, i dettagli delle camere per gli ospiti, le informazioni sull’Organizzazione, (i dati degli ospiti di cui ai precedenti punti a) e b) potranno essere raccolti solo in caso di soggiorno degli stessi). Qualora vi sia la necessità che intervengano terze parti che offrono servizi specifici per l’evento, le informazioni sull’Organizzazione potranno essere comunicate anche a questi terzi fornitori di servizi (ad es. wedding planner, ecc).

e. Link a siti web e servizi di terze parti:

Il nostro sito può contenere link a siti web di terze parti. Baglioni Hotel S.p.a. non è responsabile del trattamento dei dati personali e delle informazioni da parte di queste terze parti. Se l’utente fornisce informazioni sui siti di terze parti, verranno applicate le disposizioni sulla protezione dei dati personali e i termini di utilizzo dei servizi presenti sui siti di terze parti, che invitiamo a leggere.

La presente Informativa sulla privacy non ha quindi validità e non ci assumiamo alcuna responsabilità in merito alla privacy, ai dati, o alle procedure di entità non appartenenti al Gruppo Baglioni, inclusi Proprietari, Business partner strategici, o terzi che gestiscono siti o servizi collegati con i Servizi del Gruppo Baglioni.

Non ci assumiamo inoltre alcuna responsabilità in merito alla raccolta, all’utilizzo, alla divulgazione e alle politiche e procedure di sicurezza dei dati di altre aziende quali Facebook, Apple, Google, Microsoft, o qualsiasi altro sviluppatore di applicazioni, fornitore di applicazioni, fornitore di piattaforme di social media, fornitore di sistemi operativi, fornitore di servizi o dispositivi wireless, anche in relazione ai Dati personali forniti dall’utente ad altre aziende tramite le App o le nostre pagine sui social media.

f. Dati personali che raccogliamo da servizio clienti/email/prenotazioni telefoniche e da terze parti:

• Raccogliamo dati personali quando viene effettuata una prenotazione telefonica, quando ci viene inviata una e-mail o un fax, oppure quando contatti il servizio prenotazioni. Queste comunicazioni potrebbero essere registrate al fine di garantire la qualità e la formazione del personale.
• Possiamo raccogliere informazioni personali che ti riguardano anche da terze parti, tra cui i servizi di social media coerentemente con le impostazioni dei tuoi servizi (ad es. WeChat, Twitter, Fb, Google, ecc) e dai nostri partner (compagnie aeree, agenzie di viaggio, ecc).
• Se inviate o comunicate Dati personali su altre persone a noi o ai nostri fornitori (ad esempio se effettuate una prenotazione per un’altra persona), dichiarate di avere l’autorità per farlo e ci autorizzate ad utilizzare i dati in conformità con questa Informativa privacy.
• Gruppo Baglioni: raccogliamo i Dati personali e gli Altri dati da altre società all’interno del Gruppo Baglioni per le finalità indicate nella presente Informativa sulla privacy, ovvero per erogare e personalizzare i Servizi, comunicare con voi, promuovere i programmi fedeltà e raggiungere i nostri obiettivi aziendali.
• Proprietari: raccogliamo Dati personali da Proprietari delle strutture dei marchi del Gruppo Baglioni da noi gestite, che hanno sottoscritto con noi un contratto di management alberghiero. I Proprietari sono indipendenti dal Gruppo Baglioni.
• Fornitori in loco e/o di viaggio. Potremmo raccogliere Dati personali da spa, ristoranti, centri benessere, concierge e punti vendita all’interno delle nostre strutture.
• Account collegati: raccogliamo Dati personali quando utilizzate il vostro codice del programma fedeltà o i dati di login ai Servizi online.
• Altre fonti e Fornitori di servizi. Raccogliamo Dati personali da varie terze parti, come database pubblici, partner di marketing congiunto e agenzie di viaggio online.
• Servizi Online: raccogliamo Dati personali quando interagite con i nostri Servizi online, eseguendo azioni come, a titolo esemplificativo e non esaustivo, navigazione, prenotazione, acquisto di beni e servizi dai nostri Siti web o dalle nostre App, quando ci inviate messaggi, quando vi mettete in contatto con noi o pubblicate post sui social media, quando vi iscrivete a una newsletter oppure partecipate a sondaggi, concorsi o offerte promozionali.
• Dispositivi connessi a Internet: raccogliamo i Dati personali da dispositivi connessi a Internet disponibili nelle nostre strutture. Per esempio quando collegate un dispositivo alla rete dell’hotel.

Utilizziamo le tue informazioni in diversi modi, come specificato di seguito:

I. Per adempiere ad obblighi legali, amministrativi, contabili, fiscali cui è tenuto Baglioni Hotels S.p.a.;

II. Per gestire le prenotazioni on-line, tramite servizio prenotazioni telefonico e via e-mail, al fine di dar seguito alle tue richieste;

III. Per la gestione della reception e dei servizi di soggiorno: gestione check-in e check-out; elaborazione pagamenti; fornire servizi personalizzati in loco (spa, servizio di baby sitter, ecc); fornire servizi di concierge, deposito bagagli e parcheggio; prendere accordi con terzi fornitori per conto degli ospiti (es. organizzazione servizio taxi, noleggio auto, prenotazione ristoranti, ecc); gestire l’accesso a WI-FI (anche attraverso social Login), TV e altri servizi di connettività e intrattenimento; agevolare il servizio in camera; considerare restrizioni, intolleranze alimentari e disabilità degli ospiti; gestire il servizio pulizie e di lavaggio a secco (considerando preferenze e necessità particolari degli ospiti); gestire eventuali reclami dei clienti; rendere nota la presenza degli ospiti in albergo a terzi, consentendo agli operatori di inoltrare comunicazioni/messaggi e telefonate durante il soggiorno.

IV. Gestire convegni ed eventi;

V. Gestire programmi fedeltà (es. My Baglioni): per registrare, gestire e rispondere alla tua richiesta di partecipazione al Programma; per accreditarti i punti del Programma e consentirti di utilizzarli secondo i Termini dello stesso;

VI. Per acquisire le informazioni di soggiorno ed effettuare un’elaborazione statistica in forma aggregata dei dati;

VII. Per individuare e valutare aspetti riguardanti preferenze, gusti, scelte di consumo ed abitudini, al fine di offrirti prodotti e servizi sempre più mirati e rispondenti alle tue esigenze; potremmo prendere nota degli anniversari o di compleanni per poterti offrire un regalo o una promozione in occasione di queste date speciali; potremmo conservare le tue preferenze sui tipi di attività alle quali ti piace partecipare o dei servizi solitamente richiesti, per essere sicuri di offrirti in futuro esperienze simili durante il tuo prossimo soggiorno;

VIII. Per inviare materiale pubblicitario, di vendita diretta, di compimento di ricerche di mercato e di comunicazione commerciale attraverso strumenti tradizionali (posta cartacea, telefonate con operatore) o attraverso strumenti automatizzati (sms, mms, telefonate automatizzate, newsletter) – marketing diretto;

IX. Per comunicare i tuoi dati di contatto ad aziende e/o società partner di Baglioni Hotels Spa, che potranno trattare tali dati esclusivamente per inviare comunicazioni commerciali e/o promozionali su loro prodotti e servizi, nonché per effettuare ricerche di mercato – marketing terze parti

X. Sulla base della normativa vigente, Baglioni Hotels potrà utilizzare le coordinate di posta elettronica fornite in occasione dell’acquisto di un nostro servizio e/o prestazione per proporti servizi e prestazioni analoghi a quelli da te acquistati. Tuttavia, qualora non desiderassi ricevere tali comunicazioni, potrai darne avviso in qualsiasi momento a Baglioni Hotels, utilizzando il link presente sulle comunicazioni email da te ricevute. Baglioni Hotel, in tal caso, interromperà senza ritardo la suddetta attività.

XI. Gestire richieste, domande ed eventuali reclami dei clienti.

• I tuoi dati personali potranno essere comunicati o trasferiti all’interno del Gruppo Baglioni, tra le società, strutture, aziende alberghiere, facenti parte dello stesso gruppo, per le finalità indicate nella presente Informativa sulla privacy, ovvero per erogare e personalizzare i servizi scelti, comunicare con il cliente, promuovere i programmi fedeltà e raggiungere gli obiettivi aziendali. Alcuni di questi soggetti potrebbero trovarsi al di fuori dell’Area Economica Europea. A tale riguardo, al fine di garantirti un’adeguata protezione dei dati personali, Ti informiamo che il trasferimento/comunicazione, laddove necessario, è regolamentato da Clausole Contrattuali Standard (BCR) contenenti una serie di clausole che fissano principi vincolanti in materia di protezione dei dati personali, al cui rispetto sono tenuti tutti i soggetti appartenenti al Gruppo Baglioni Hotels S.p.a.
• Proprietari: Divulghiamo i Dati personali ai Proprietari degli hotel e resort dei marchi del Gruppo Baglioni per gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy. I Proprietari hanno un diritto limitato di utilizzare determinati Dati personali per i propri scopi e pertanto si qualificano come autonomi Titolari del trattamento ai fini della gestione e del coordinamento del soggiorno dell’utente presso le strutture e della conformità ai propri obblighi legali, incluso il mantenimento di libri e registri, e altri obblighi di conformità.
• I tuoi dati personali possono essere altresì comunicati a terze parti che forniscono servizi in outsourcing (ad esempio società che forniscono servizi di web hosting, booking engine, analisi di dati, invio di e-mail, marketing, ecc.) al Titolare del trattamento e che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento sulla base di un contratto/nomina di affidamento. Puoi chiedere in qualsiasi momento l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento.

I tuoi dati saranno trattati esclusivamente per le finalità sopra indicate al punto 3. da parte di personale formalmente autorizzato al trattamento dei dati personali che ha assunto un obbligo di riservatezza.

Ciascun trattamento dei tuoi dati personali è giustificato da uno dei seguenti presupposti giuridici:

Pre-contrattuale/Contrattuale: Il trattamento è necessario per dare esecuzione a un contratto tra le parti.

Obbligo legale: Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo legale.

Legittimo interesse: Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Utente, che richiedono la protezione dei dati personali.

Consenso: Il trattamento è possibile solo qualora tu hai prestato il consenso per determinate finalità specifiche. In tal caso, potrai revocare il consenso precedentemente prestato in qualsiasi momento, contattando il Titolare del trattamento così come indicato all’art. 7.

I tuoi dati personali vengono trattati a seguito dell’implementazione e continuo aggiornamento di misure di sicurezza tecnico ed organizzative appropriate volte ad  impedire che gli stessi vengano accidentalmente persi, utilizzati o resi accessibili in modo non autorizzato, alterati o divulgati.

I tuoi dati personali sono conservati solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui li abbiamo raccolti, anche per soddisfare eventuali requisiti legali, contabili o di segnalazione.

Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il potenziale rischio di danni derivanti dall’uso non autorizzato o dalla divulgazione dei dati personali, le finalità per le quali trattiamo i dati personali e se possiamo raggiungere tali scopi con altri mezzi, nonchè i requisiti legali applicabili.

Tutti i dati personali sono conservati in forma elettronica su server ubicati in Europa.

Il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire i dati anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili.

Trasparenza verso l’Utente: attraverso il motore di prenotazione booking engine, o utilizzando il web-based reservation system messi a disposizione dai nostri fornitori, Responsabili del trattamento, potremmo trasferire alcune informazioni personali verso Paesi che secondo la Commissione Europea non forniscono una protezione dei dati adeguata; tra questi Paesi, ad oggi, anche gli Stati Uniti d’America. Tali fornitori potrebbero altresì essere soggetti per obbligo di legge alla sorveglianza da parte delle agenzie di intelligence statunitensi, anche ove i server siano collocati in Europa. Pertanto, l’Utente procedendo con la prenotazione e inserendo i dati personali richiesti tramite motore di prenotazione booking engine o utilizzando il web-based reservation system, accetta che i suoi dati personali possano essere trasferiti negli Stati Uniti d’America ed è consapevole dei rischi in cui potrebbe incorrere, in base a quanto sopra indicato.

Per quanto concerne i trattamenti indicati ai punti 2 e 3, potrai chiedere in qualsiasi momento la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei tuoi dati personali, e in relazione ad essi hai il diritto di:

• richiedere l’accesso ai dati per ottenere informazioni sulle finalità perseguite con il trattamento, sui destinatari a cui potrebbero essere comunicati i dati, la durata del trattamento (ove possibile) e le eventuali conseguenze di un trattamento basato sulla profilazione;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
• richiedere la rettifica dei dati personali qualora dovessero risultare inesatti o incompleti;
• richiedere la cancellazione dei dati qualora non siano più necessari al Titolare per le finalità del trattamento previste, risultino inadeguati rispetto alle finalità del trattamento, l’utente abbia revocato il proprio consenso o i dati siano stati trattati in modo illecito;
• richiedere la limitazione del trattamento dei dati, nei casi previsti dalla norma;
• richiedere il trasferimento dei dati ad un altro Titolare del trattamento, in un formato di uso comune e leggibile da dispositivo informatico, senza impedimenti da parte del Titolare attuale;
• opporsi al trattamento dei suoi dati e, specificamente, ha il diritto di opporsi a decisioni che lo riguardano se basate unicamente su trattamenti automatizzati dei suoi dati, profilazione inclusa;
• rivolgerti all’Autorità competente nel caso in cui ritieni che i trattamenti che ti riguardano violino la normativa vigente in materia di protezione dei dati: accedendo al sito http://www.garanteprivacy.it; qualora la richiesta riguardi il trattamento dei tuoi dati personali secondo quanto stabilito al punto 3V (Programma My Baglioni), ove Titolare del trattamento è Baglioni UK Ltd, accedendo al sito dell’ICO https://ico.org.uk.

Per richiedere ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali o per l’esercizio dei tuoi diritti, con riferimento ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto 3 (escluso il punto 3V) potrai:

• rivolgerti per iscritto a:
  Baglioni Hotels S.p.a.
  Via Pontaccio 10
  20121 – MilanO
  Italy
• scrivendo all’indirizzo email:
  privacy@baglionihotels.com

Per richiedere ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali o per l’esercizio dei tuoi diritti, con riferimento ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto 3 V potrai:

• rivolgerti per iscritto a:
  Baglioni UK Ltd
  60 Hyde Park Gate –
  London SW7 5BB
  UK
• scrivendo all’indirizzo email:
  mybaglioni@baglionihotels.com

In ogni caso potrai rivolgerti direttamente al Responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) scrivendo all’indirizzo dpo@baglionihotels.com

Per informazioni riguardanti l’utilizzo dei cookie attraverso il presente sito si prega di leggere la Cookie Policy.

Il Titolare si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente Privacy Policy, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Tali variazioni saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito. Se continui ad accedere o ad utilizzare il servizio dopo tale pubblicazione, si presume che tu abbia espressamente accettato tali modifiche. Il Titolare ti invita pertanto a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione della Privacy Policy in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa il Titolare.