La presente informativa è resa ai sensi dell’art.13 del RGPD 679/2016 “Regolamento Generale sulla protezione dei dati”, recante disposizioni in materia di trattamento dei dati personali.
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La presente Informativa sulla privacy descrive le procedure in materia di privacy adottate dal Gruppo Baglioni per la raccolta dei dati:
collettivamente, si fa riferimento ai Siti web, alle App e alle nostre Pagine social con la denominazione “Servizi online”.
Per le finalità di trattamento indicate al punto 3 (escluso il punto 3V) Titolare del trattamento è Baglioni Hotels S.p.A. con sede in Milano, Via Pontaccio, 10
Limitatamente alle finalità di trattamento indicate al punto 3.V (Programma My Baglioni), Titolare del trattamento è Baglioni UK Ltd. con sede in 60 Hyde Park Gate – London SW7 5BB, Company n. 4659208;
Il Responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) è raggiungibile al seguente indirizzo dpo@baglionihotels.com.
Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.
Tali dati, sono necessari per la fruizione del servizio web. Questi dati sono anche utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento.
a. Dati personali che possiamo raccogliere
In occasione del contatto o dell’interazione con l’utente possiamo raccogliere dati personali che possono includere: dati anagrafici e di contatto; nazionalità, sesso, numero di passaporto o di carta d’identità con data e luogo di rilascio; informazioni relative alla prenotazione e al soggiorno presso una nostra struttura; informazioni relative all’acquisto di un servizio; dati di pagamento, come il numero di carta di credito ed altre informazioni sulla stessa; preferenze riguardo al marketing, alle scelte di consumo ed abitudini; informazioni su pacchetti prenotati, comprensivi di hotel, volo e autonoleggio; dati relativi alla partecipazione a un programma (ad es. My Baglioni) a un concorso, promozione o sondaggio relativo al programma.
In particolare:
b. Dati raccolti presso le nostre proprietà e/o attraverso la pre-registrazione/check in online:
Durante la registrazione/il check-in presso le nostre proprietà, oltre alle informazioni sopra riportate, possiamo anche utilizzare telecamere a circuito chiuso, visualizzando o registrando le immagini degli ospiti e dei visitatori nelle aree comuni al fine di garantire la sicurezza degli ospiti, del nostro personale e delle proprietà. Possiamo altresì raccogliere informazioni personali collegate ai servizi disponibili presso le proprietà, come ad esempio attraverso il servizio di concierge, centri benessere, spa, attività, servizio baby-sitter, noleggio attrezzature, noleggio auto, l’utilizzo della “moneta elettronica” (monetico); con il consenso dell’ospite, anche in relazione ai minori di 18 anni che soggiornano nelle nostre proprietà (previo consenso del genitore e/o del tutore legale) possiamo trattare anche dati particolari, relativi ad esempio a specifiche allergie, intolleranze alimentari al fine di fornire un servizio migliore e soddisfare le particolari necessità dell’ospite.
c. Partecipazione a Programma Fedeltà “My Baglioni”:
Iscrivendoti al Programma Fedeltà My Baglioni Hotels (“Programma”) tramite il Sito Web, l’App dedicata, o in uno dei nostri hotel, potrai fornirci informazioni che ti riguardano quando ti iscrivi al Programma, quando partecipi ad un concorso, promozione o sondaggio legato al Programma, quando utilizzi la Carta My Baglioni. Le informazioni che trattiamo possono includere il tuo nome e cognome, paese di residenza, indirizzo, email e numero di telefono, la tua opinione personale sui nostri servizi o le tue richieste. Come partecipante al Programma, ogni volta che visiti un nostro hotel, possiamo raccogliere le seguenti informazioni: informazioni generali sul tuo soggiorno, gli hotel presso cui hai soggiornato, la data di arrivo e di partenza, i prodotti e i servizi acquistati, richieste particolari effettuate, note relative alle tue preferenze (incluse stanze, preferenze di vacanza, tipologia di servizi richiesti, attrezzature e altri servizi utilizzati). Raccogliamo e trattiamo inoltre il nome e l’indirizzo email delle persone suggerite dai partecipanti al Programma tramite l’utilizzo dell’opzione “Suggerisci a un amico”. Se la tua email ci è stata fornita da un partecipante del nostro Programma attraverso l’utilizzo dell’opzione “Suggerisci a un amico”, conserveremo l’indirizzo email fornito, il tuo nome e il numero di email a te inviate. Ti invitiamo a leggere il Regolamento del Programma Fedeltà My Baglioni disponibili all’indirizzo https://my.baglionihotels.com/it/termini-e-condizioni-programma-my-baglioni-hotels/
d. Dati raccolti in occasione di eventi, cocktail, riunioni:
In caso di organizzazione di un evento, verranno registrate informazioni come la data, il numero degli ospiti, i dettagli delle camere per gli ospiti, le informazioni sull’Organizzazione, (i dati degli ospiti di cui ai precedenti punti a) e b) potranno essere raccolti solo in caso di soggiorno degli stessi). Qualora vi sia la necessità che intervengano terze parti che offrono servizi specifici per l’evento, le informazioni sull’Organizzazione potranno essere comunicate anche a questi terzi fornitori di servizi (ad es. wedding planner, ecc).
e. Link a siti web e servizi di terze parti:
Il nostro sito può contenere link a siti web di terze parti. Baglioni Hotel S.p.a. non è responsabile del trattamento dei dati personali e delle informazioni da parte di queste terze parti. Se l’utente fornisce informazioni sui siti di terze parti, verranno applicate le disposizioni sulla protezione dei dati personali e i termini di utilizzo dei servizi presenti sui siti di terze parti, che invitiamo a leggere.
La presente Informativa sulla privacy non ha quindi validità e non ci assumiamo alcuna responsabilità in merito alla privacy, ai dati, o alle procedure di entità non appartenenti al Gruppo Baglioni, inclusi Proprietari, Business partner strategici, o terzi che gestiscono siti o servizi collegati con i Servizi del Gruppo Baglioni.
Non ci assumiamo inoltre alcuna responsabilità in merito alla raccolta, all’utilizzo, alla divulgazione e alle politiche e procedure di sicurezza dei dati di altre aziende quali Facebook, Apple, Google, Microsoft, o qualsiasi altro sviluppatore di applicazioni, fornitore di applicazioni, fornitore di piattaforme di social media, fornitore di sistemi operativi, fornitore di servizi o dispositivi wireless, anche in relazione ai Dati personali forniti dall’utente ad altre aziende tramite le App o le nostre pagine sui social media.
f. Dati personali che raccogliamo da servizio clienti/email/prenotazioni telefoniche e da terze parti:
Utilizziamo le tue informazioni in diversi modi, come specificato di seguito:
I. Per adempiere ad obblighi legali, amministrativi, contabili, fiscali cui è tenuto Baglioni Hotels S.p.a.;
II. Per gestire le prenotazioni on-line, tramite servizio prenotazioni telefonico e via e-mail, al fine di dar seguito alle tue richieste;
III. Per la gestione della reception e dei servizi di soggiorno: gestione check-in e check-out; elaborazione pagamenti; fornire servizi personalizzati in loco (spa, servizio di baby sitter, ecc); fornire servizi di concierge, deposito bagagli e parcheggio; prendere accordi con terzi fornitori per conto degli ospiti (es. organizzazione servizio taxi, noleggio auto, prenotazione ristoranti, ecc); gestire l’accesso a WI-FI (anche attraverso social Login), TV e altri servizi di connettività e intrattenimento; agevolare il servizio in camera; considerare restrizioni, intolleranze alimentari e disabilità degli ospiti; gestire il servizio pulizie e di lavaggio a secco (considerando preferenze e necessità particolari degli ospiti); gestire eventuali reclami dei clienti; rendere nota la presenza degli ospiti in albergo a terzi, consentendo agli operatori di inoltrare comunicazioni/messaggi e telefonate durante il soggiorno.
IV. Gestire convegni ed eventi;
V. Gestire programmi fedeltà (es. My Baglioni): per registrare, gestire e rispondere alla tua richiesta di partecipazione al Programma; per accreditarti i punti del Programma e consentirti di utilizzarli secondo i Termini dello stesso;
VI. Per acquisire le informazioni di soggiorno ed effettuare un’elaborazione statistica in forma aggregata dei dati;
VII. Per individuare e valutare aspetti riguardanti preferenze, gusti, scelte di consumo ed abitudini, al fine di offrirti prodotti e servizi sempre più mirati e rispondenti alle tue esigenze; potremmo prendere nota degli anniversari o di compleanni per poterti offrire un regalo o una promozione in occasione di queste date speciali; potremmo conservare le tue preferenze sui tipi di attività alle quali ti piace partecipare o dei servizi solitamente richiesti, per essere sicuri di offrirti in futuro esperienze simili durante il tuo prossimo soggiorno;
VIII. Per inviare materiale pubblicitario, di vendita diretta, di compimento di ricerche di mercato e di comunicazione commerciale attraverso strumenti tradizionali (posta cartacea, telefonate con operatore) o attraverso strumenti automatizzati (sms, mms, telefonate automatizzate, newsletter) – marketing diretto;
IX. Per comunicare i tuoi dati di contatto ad aziende e/o società partner di Baglioni Hotels Spa, che potranno trattare tali dati esclusivamente per inviare comunicazioni commerciali e/o promozionali su loro prodotti e servizi, nonché per effettuare ricerche di mercato – marketing terze parti
X. Sulla base della normativa vigente, Baglioni Hotels potrà utilizzare le coordinate di posta elettronica fornite in occasione dell’acquisto di un nostro servizio e/o prestazione per proporti servizi e prestazioni analoghi a quelli da te acquistati. Tuttavia, qualora non desiderassi ricevere tali comunicazioni, potrai darne avviso in qualsiasi momento a Baglioni Hotels, utilizzando il link presente sulle comunicazioni email da te ricevute. Baglioni Hotel, in tal caso, interromperà senza ritardo la suddetta attività.
XI. Gestire richieste, domande ed eventuali reclami dei clienti.
I tuoi dati saranno trattati esclusivamente per le finalità sopra indicate al punto 3. da parte di personale formalmente autorizzato al trattamento dei dati personali che ha assunto un obbligo di riservatezza.
Ciascun trattamento dei tuoi dati personali è giustificato da uno dei seguenti presupposti giuridici:
Pre-contrattuale/Contrattuale: Il trattamento è necessario per dare esecuzione a un contratto tra le parti.
Obbligo legale: Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo legale.
Legittimo interesse: Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Utente, che richiedono la protezione dei dati personali.
Consenso: Il trattamento è possibile solo qualora tu hai prestato il consenso per determinate finalità specifiche. In tal caso, potrai revocare il consenso precedentemente prestato in qualsiasi momento, contattando il Titolare del trattamento così come indicato all’art. 7.
I tuoi dati personali vengono trattati a seguito dell’implementazione e continuo aggiornamento di misure di sicurezza tecnico ed organizzative appropriate volte ad impedire che gli stessi vengano accidentalmente persi, utilizzati o resi accessibili in modo non autorizzato, alterati o divulgati.
I tuoi dati personali sono conservati solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui li abbiamo raccolti, anche per soddisfare eventuali requisiti legali, contabili o di segnalazione.
Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il potenziale rischio di danni derivanti dall’uso non autorizzato o dalla divulgazione dei dati personali, le finalità per le quali trattiamo i dati personali e se possiamo raggiungere tali scopi con altri mezzi, nonchè i requisiti legali applicabili.
Tutti i dati personali sono conservati in forma elettronica su server ubicati in Europa.
Il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire i dati anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili.
Trasparenza verso l’Utente: attraverso il motore di prenotazione booking engine, o utilizzando il web-based reservation system messi a disposizione dai nostri fornitori, Responsabili del trattamento, potremmo trasferire alcune informazioni personali verso Paesi che secondo la Commissione Europea non forniscono una protezione dei dati adeguata; tra questi Paesi, ad oggi, anche gli Stati Uniti d’America. Tali fornitori potrebbero altresì essere soggetti per obbligo di legge alla sorveglianza da parte delle agenzie di intelligence statunitensi, anche ove i server siano collocati in Europa. Pertanto, l’Utente procedendo con la prenotazione e inserendo i dati personali richiesti tramite motore di prenotazione booking engine o utilizzando il web-based reservation system, accetta che i suoi dati personali possano essere trasferiti negli Stati Uniti d’America ed è consapevole dei rischi in cui potrebbe incorrere, in base a quanto sopra indicato.
Per quanto concerne i trattamenti indicati ai punti 2 e 3, potrai chiedere in qualsiasi momento la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei tuoi dati personali, e in relazione ad essi hai il diritto di:
Per richiedere ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali o per l’esercizio dei tuoi diritti, con riferimento ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto 3 (escluso il punto 3V) potrai:
Per richiedere ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali o per l’esercizio dei tuoi diritti, con riferimento ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto 3 V potrai:
In ogni caso potrai rivolgerti direttamente al Responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) scrivendo all’indirizzo dpo@baglionihotels.com
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